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即時確認避免失誤
 

【經濟日報╱曾國棟】 2014.04.17 03:09 am 
 
 
「確認」是所有工作順利執行過程中最重要的基礎，也是落實執行力很重要的環節，它要求的學問也不大，只要「確實」──無論是將事情交代出去或是接到事情之後，都應該要將所有作業流程中的環節再想一遍、重新核對一次，並追蹤、堅持到最後一刻。

但是，往往愈是簡單、基本的工作，要執行至百分之百到位卻愈難。究竟問題出在哪裡？我們還能夠做些什麼才會降低工作上的失誤？

為了配合業務成長，辦公室重新規劃裝潢，經過細心考慮所有動線後，決定以屏風分隔出管理區與工作區。

某天，當台灣的包商將樣品送來給我和總經理看時，我們非常納悶：「這隔屏的高度怎麼這麼低？」同仁說：「這不是你要的嗎？ 總務A君說你交代要低一點的隔屏。」

我丈二金剛摸不著頭腦，因為我從來沒有跟A君討論過有關隔屏的高度問題！

為了了解究竟，我請同仁再去向總務A君問清楚。

A君表示，他是從台灣包商處聽說的：「台灣總公司說隔屏的高度要低一點，約110公分左右的空間通透性較好。」於是，A君就認為（假設說）台北總公司的說法是我的決定。

結果，工作不力的失誤來自於道聽塗說。這看似容易的問題，卻一直到最後我發現問題、再次確認時，才知道這項工作從頭到尾都沒有決策清楚。

大家都是道聽塗說地以為我已經決定了110公分的隔屏高度，於是就開始一連串的錯誤執行。

其實，作業過程中的即時確認，往往也是幫助自己和團隊間達成共識最好的作業方式，避免到最後一秒鐘才發現同仁和自己，甚至和客戶之間的認知有落差。

（本文摘自《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》，商周出版）

【2014/04/16 經濟日報】@ http://udn.com/
 

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